Warsztat planowania partycypacyjnego

Pamięć krótkotrwała grupy

Pamięć krótkotrwała pozwala osobie zapamiętać ok. 7 elementów równocześnie. Jeżeli założymy, że grupa także posiada pamięć krótkotrwałą, to będzie ona bardziej ograniczona niż w przypadku pojedynczej osoby. To ograniczenie można nazwać zasadą jednej dłoni, gdzie używamy maksymalnie 5, a optymalnie 2-3 elementów zadania (np. agenda spotkania składająca się z 3 punktów, które mogą być następnie rozpisane na podpunkty, te znowu na kolejne podpunkty itd.)

Ilustracja 1: Zasada jednej dłoni.	Ilustracja 2:  Rozpisanie na podpunkty.

Pamięć długotrwała grupy

Odpowiada za orientację w przestrzeni spotkania, która jest integralnym i bardzo ważnym elementem procesu. Można powiedzieć, że jej aranżacja – sposób ustawienia ławek, flipchartów itd. – odpowiada za połowę sukcesu spotkania. Warto zwrócić uwagę na to, gdzie organizujemy miejsce, w którym będzie gromadzona wiedza wypracowana przez uczestników. Pomoce takie jak flipchart, agenda, taśmy i markery powinny być ustawione w taki sposób, by aranżacja była jak w największym stopniu inkluzywna i pozwalała na zaangażowanie wszystkich uczestników. 

Ilustracja 3: Półkole bez stołów i powiązania pomiędzy uczestnikami, a jednocześnie jeden kierunek pracy.

Procesy myślowe

Spotkanie w kilkuosobowej grupie daje możliwość łatwiejszego kreowania, listowania, wypełniania i opisywania działań, ponieważ możemy wtedy korzystać z różnorodnych perspektyw i doświadczeń poszczególnych uczestników.

liczba + czas → kreacja → analiza uczestników

Metoda interakcji M. Doyle i D. Straus Patrz

„How to make meetings work!” M. Doyle, D. Straus

Ciekawą metodą prowadzenia spotkań i dyskusji jest metoda otwórz-zawęź-zamknij:

Ilustracja 4: „Otwórz – zaweź – zamknij”.

Otwórz – uczestnicy prezentują swoje idee, opinie, informacje.
Zawęź – zebrane informacje są porządkowane w celu lepszego zrozumienia lub oceny.
Zamknij – wybór najistotniejszych informacji i rozwiązań.

Wcześniejsze zaplanowanie spotkania = szacunek do procesu, zarządzania czasem, szacunek do siebie nawzajem (nieprzypadkowo znajdujemy się w grupie traktowanej w specjalny sposób).

„By failing to prepare, you are preparing to fail.” – Benjamin Franklin

 

Ilustracja 4: Praca w grupie – “romb problemu” i “romb rozwiązania”.

Pracę z uczestnikami planowania partycypacyjnego możemy podzielić na kolejne fazy: wspólne tworzenie zbioru potencjalnych problemów (faza „rozszerz” lub „otwórz”), następnie uporządkowanie i wybranie priorytetowych problemów (fazy: „zawęź” i „zamknij”). Dalej – mając już zdefiniowane problemy – możemy np. podzielić uczestników na kilka grup, a każda z nich zajęłaby się innym kluczowym problemem – najpierw pracując nad wygenerowaniem różnorodnych rozwiązań (faza ‘otwórz/rozszerz’), a następnie nad wybraniem tych, które zdaniem uczestników są najlepsze (fazy: ‘zawęź’ i ‘zamknij’).

________________________________

FACYLITACJA I TWORZENIE PROJEKTÓW

Facylitator to osoba, która prowadzi i wspiera grupę w pracy nad wspólnymi decyzjami i planami. Nie jest liderem, ekspertem ani decydentem – jego rolą jest pomóc grupie efektywnie współpracować, zwłaszcza w procesach partycypacyjnych, czyli takich, w których mieszkańcy i różne strony razem planują działania (np. przestrzeń publiczną, projekty miejskie, strategie rozwoju).

Cele facylitacji:

• zwiększenie zaangażowania uczestników procesu;
• zwiększenie motywacji uczestników do osiągnięcia ustalonego celu;
• podniesienie indywidualnej odpowiedzialności uczestników za realizację celu pracy grupowej.

Zadania facylitatora:

• przygotować strukturę spotkania lub warsztatu;
• dbać o czas i dynamikę pracy grupy;
• reagować na trudne sytuacje, konflikty i dominację niektórych osób;
• stosować narzędzia i metody partycypacji (np. mapowanie, głosowanie, burze mózgów);
• nie narzucać rozwiązań, tylko wspierać grupę w ich wypracowaniu;
• podsumowywać wnioski i ustalenia w zrozumiały sposób.

Podczas wykorzystywania aktywnych metod, facylitator jest jednocześnie aktywnym uczestnikiem i liderem procesu.

 

WAŻNE

Praca z małą grupą wymaga zarówno bezpośredniego uczestnictwa facylitatora, jak i  pewnego poziomu obiektywnej obserwacji potrzebnej do monitorowania postępów grupy w realizacji celu.

Pożądaną umiejętnością jest aktywne słuchanie – prowadzący powinien prowadzić proces tak, by umożliwić bezpośrednią wymianę myśli i doświadczeń uczestników.

Umiejętności organizacyjne również odgrywają dużą rolę – facylitator powinien przygotować scenariusz spotkania, a także planować i dostosowywać pracę grupową do zmieniających się warunków. 

3 kryteria wpływające na efektywność pracy w grupie:

1. Wielkość grupy:

• 3-6 osób – zapewniona aktywność wszystkich uczestników;
• 7-10 osób –  połowa uczestników jest mniej aktywna;
• 11-18 osób – tylko 5-6 uczestników jest aktywnych;
• 19-30 osób – 3-4 uczestników jest aktywnych;

2. Fazy pracy grupowej, (Czy grupa znała się wcześniej i ma ustaloną strukturę? Czy jest uformowana jednorazowo i należy użyć ćwiczeń i gier – tzw. lodołamaczy?);

3. Wiek i doświadczenie uczestników – w pracy z dziećmi i młodzieżą możemy skupić się na uczeniu i ćwiczeniach prowadzonych głównie przez praktykę* – pozwalają one na zaangażowanie dużej liczby uczestników.
_____
* ”learning by practice” – metoda ta pozwala uczestnikom zapamiętać ok. 90% z wykonywanych czynności (patrz: Dale’s cone of experience).

Dale’s cone of experience*

*Stożek Edgara Dale’a pokazuje, że uczymy się, (ale też angażujemy się) w 10-20% treści, które przeczytamy lub usłyszymy, ponad 40% tego, co równocześnie zobaczymy i usłyszymy, a ponad 90% tego, co sami zrobimy na podstawie danego materiału.